くるくる日和

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仕事の依頼をするのが上手くなると、会社全体の売上も上がることになる

さてさて、前回はコミュニケーションが一方的になっていませんか?という話を書きました。

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それを書きながら思ったんですよね。
仕事の依頼や指示出しの仕方が上手な人と下手な人っているよな、と。

 

そして、大抵、仕事の依頼が下手な人は、いつも残業しているようにも思います。

 

これは理由が明白で、他人に仕事を頼んだけれど、上手く指示出しをしていなかったせいで、自分でやり直す羽目になったり、そもそもやり直したくないから、もうヒトに頼まずに自分で何でもやるようになって、残業になってるパターンがほとんどです。

 

これは本人にとっても負のスパイラルですし、会社全体にとってもよくはありません。

 

もちろん無駄に残業をしているわけではないですし、売上に繋がっていることをやっているわけなので良いのですが、単純に勿体ないんですね。

 

どういうことかと言いますと、例えば、ヒトにモノを頼まずに何でもかんでも自分でやる人が会社にいたとします。
その人の頑張りが月に100万の売上を生んでいます。
しかし、一人でできることには限りがあるので、100万円が頭打ちになってしまっています。
これを誰かに任せれば、そっちで100万円が確保できる上、空いた時間でその人は他の仕事ができ、更にプラスの売上が確保できるのです。

 

しかも、他の人も同じようにやれば人数×100万円の売上が確保できるかも知れないのに、一人だけでやっているせいで、やっぱり100万円が頭打ちになってしまっているのです。

 

これは本当にもったいない。
しかも、ナレッジが共有されていないので、その人が辞めてしまったら、その100万円すらも永遠に失ってしまうのです。

 

もちろんこれは極端な例ではあります。
ですが、ヒトに仕事を依頼するのが下手だったり、何でもかんでも自分でやる人がいる、というのは会社全体にこういった影響が少なからずあるのです。

 

とは言っても、自分で何でもかんでもやるのが一番簡単で、楽だったりします。
これは自分もそうでした。

 

では、どうすれば仕事の依頼や指示出しが上手くなるのか。
それはとても簡単です。

 

「目的」、「方法」、「ゴール」、「量」、「期間(締め切り)」を明確に伝えるだけです。

量が多かったり、期間が長いものはマイルストーンも決めてあげましょう。

 

わりに多いのが、「目的」だけ伝える人。
これはトップダウンの社長さんなんかに多いのではないでしょうか。
「もっと売上上げろ」、「売上不振の部署の改善をしろ」、「効率化で人件費をもっとシュリンクしろ」などなどですね。

 

それと同じぐらい多いのが「方法」だけ伝える人。これは役職のない先輩から課長さんあたりまでに多い印象です。
「〇〇やっといて」、あるいは、OJTで作業のやり方だけ教えて「こんな風にやれば良いから。あと、よろしくね」といった一方通行な指示出し方法。
意外にこれ、誰も不思議がらないんですね。
仕事の指示を出した方はしっかりと「仕事をした感」を感じていますし、依頼された方もやっぱり「仕事してる感」を感じているんです。
でも、これ作業が完了されるだけで何の広がりもないんですね。
本当にもったいない。

 

では、具体的な例を取って、上記の五つの項目を明確にして指示を出してみましょう。
例えばあなたはECを運営しています。従業員を抱えていて、これからあなたは指示を出します。

 

まず「目的」を伝えましょう。
これはお願いする作業がいったい何のためにするのか、それを明確にすることです。
売上拡大なのか、売上改善なのか、効率化のためのオペレーションの見直しなのか、働き方改革なのか、従業員のスキルアップのためなのか、などなどなど。
ここでは、売上拡大のためだと伝えましょう。

 

次に「方法」です。
商品数を増やすのか、ページの最適化なのか、サイト内の導線の見直しなのか、広告の使い方なのか。
あなたは色々と健闘した結果、商品数を増やすことを考えています。
「お願いしたい作業は商品登録だ」と伝え、目的の補足も伝えます。「これまでとは異なる客層も増やしていきたいのだ」と。

 

作業を行うからには、何をもって完了するかも伝えなければなりません。
すなわち「ゴール」ですね。
目的が売上拡大なので、これはもう売上ですね。
新たな商品だけで、月に100万円の売上が取れたらゴールとしましょう。そうあなたは伝えます。
(もちろん、ショップ運営は続いていくので、次には更なる施策の企画立案、実行が待っているわけです。が、とりあえず、このミッションは、という意味です)

 

では、どの程度作業を行うのか。その「量」についてですが、無限に新たな商品が登録できるわけでもないので、ここでは、ドロップシッピング対応の仕入れ先の商品を50アイテムピックアップするとしましょう。

 

さて、最後の「期間」です。
これは、商品登録を終える期間と、売上が100万円を取れるまでの期間の二つ設けることとしましょう。
商品登録は5営業日以内に行い、それらがすぐに売上を上げるわけでもないので、100万円の売上が上がるのは三か月後と設定しましょう。

 

以上で指示出しは終わりです。
どうですか?実際には特別なことは何も言ってません。
けれども、どれかが欠けている、あるいは、どれかしか言ってない人が多いんですね。
例えばこれを「商品登録を50アイテム、今週中にやっといて」という指示の出し方をするとします。
指示を出された方は、「商品を登録する」ということが「目的」でもあり、「ゴール」にもなってしまうんです。
そうなるとどうなるか。
何も考えずに画像とCSVをアップロードするだけです。
何の広がりも生まれません。

 

ところが上記のように、五つの項目を伝えるとどうでしょうか。
「目的」が売上拡大となり、その具体的な「ゴール」が100万円というものになるんです。
なおかつ、これまでとは違う客層を増やしたいというミッションも伝えられている。
「では、カテゴリもこういうものにした方が良いのでは」、「キャッチもこういったものがフックになるのでは」、と商品登録の中で、より戦略的な意見も出てくるようになるんです。
そして、そういう風に戦略的に物事を行なうと、PDCAも回しやすくなります。
どこが悪かったのかが明確になりますからね。
ですので、軌道修正もわりに簡単に行なえます。

 

また、こういう指示の出し方をしていると、その「目的」に対してでしたら、こっちの方が良いんじゃないですか、といった意見も出てきて、非効率なことをするのを防げる場合だってあります。

 

「目的」や「ゴール」を把握しないで作業をしたせいで、上がってきた成果物がこっちの思っていたものと違って、結局、自分でやり直す、ということもなくなります。
そう、自分でやり直すはめになるのは「目的」と「ゴール」を伝えていない場合がほとんどだったんですね。

 

どうですか、たった五つの項目さえ明確にするだけで、ものごとがスムーズに回りはじめるんです。

 

またそうやって指示を出された人は、他人に対しても、同じような指示の出し方をできるようになるんですね。
そしてそれは、自分の知識や経験を他者に広げるナレッジマネジメントにも繋がり、売上のボトムアップにもなっていくのです。

 

仕事の依頼をするのが上手くなると、会社全体の売上も上がることになる、というのはそういうことなのです。

 

ではでは、今日はこのへんで。