くるくる日和

色々なことをくるくると紡いでいきます。

WEBディレクターっていう仕事で大事なことって何?

さてさて、僕はフリーランスのWEBディレクターとして働いているんですけれど、常々思うのが、的確な情報をいかに関係者にシェアできるかっていうのが、WEBディレクターの重要な仕事だな、ということです。

 

いや、まぁ、それってWEBディレクターに限らず、社会人としては当たり前のことなんですけれど、これが出来ない人を結構見かけるんですね。
そして、これが出来ないと、どれだけコーディングに知見があろうと、どれだけデザインセンスがあろうと、WEBディレクターとしてはやってはいけないだろうな、と思います。

 

今回はそんなお話。

 

僕はいま常駐である会社でディレクターをやっています。
クライアント様から相談、依頼があり、その対応をしています。
ホームページのエンハンスもあれば、新たなコンテンツの制作もあれば広告案件なんかもあります。
それに対しては、社内でチームを組む場合もあれば、制作だけ外注に出す場合もあります。

 

社内には僕以外にも何人かディレクターがいます。
僕のようにフリーランスの人もいれば、プロパー社員の人もいます。
進捗管理はbacklogで行なっているので、他の人の案件の進捗状況も分かるんですね。
途中から案件を引き継ぐことも結構あるので、他の人の案件でも、ある程度は把握しておくように心掛けています。

 

その進捗状況を見ていて、マイルストーンに対して遅れが出ていたり、二度手間、三度手間になっていたりする場合って、大体、情報共有が上手くいってないんですね。

そして、よく見ていると下記の三つのパターンに分けられることに気がつきました。
「忘れていた」、「伝え方が下手、上手く伝わっていなかった」、「伝える必要がないと思った」。
逆に言うと、この三つにさえ気をつけていれば、情報共有が上手くいくのでは、と思います。

 

忘れていた

正直、情報のシェアが上手くいっていない中で、これが一番多いのではと思います。
ただ忘れていた。
単純な理由なだけに誰もが経験したことがあるのではないでしょうか。

 

結構多いのが、電話で口頭で言われたことをメモはしたけれど、そのまま対応していなかった、と言うことがあるかも知れません。
メールですと記録として残るので、後から見返すことも可能なのですが、電話だとうっかりそのまま未対応、なんてことになりがちです。
また、電話だと言った言わないの話に後々なるので、僕は必ず電話で依頼、相談されたことは、メールやbacklog、あるいはその他のツール、チャットワークなどでも改めて送ってもらうようにしています。

 

また、関係者が入り組んでいる場合にありがちなのが、こっちには伝えたけれど、あっちには伝えていないっていうこともありますね。
デザインとコーディングで違うベンダーさんに依頼している時にありがちです。
デザイン側には伝えているけれど、コーディング側には伝えておらず、テンプレートの改修が後で必要になる、なんてこととか。
関係者が多い場合には、「何を伝えるか」だけでなく、「誰に何を伝えるか」というのをto doリストに記載するクセを付けると伝え漏れというのがなくなったりします。

 

情報共有が上手くできていない理由として、忙しすぎて忘れている場合もあると思います。
後で連絡を入れようとしていたら、別の案件が急に入ってきて、そっちの対応に追われているうちに、そのまま忘れてしまう、なんていう風に。
これも結構、あるのかなぁ、と思います。
まぁ、忙しいということはイコール信頼されていると言えるのではないかと思います。
案件の依頼、相談が他ではなく、あなたのところ、あなたの会社に来るわけですからね。
でも、それが逆に信頼を落とす原因にもなってしまいます。
せっかくのプラスのスパイラルが、情報共有を失念したことによりマイナスに変わる可能性だってあるのです。

 

それは防がなければならないことですし、そもそも、忘れてたと言う言い訳、理由でのミスは出来るだけ減らさなければなりません。

 

その為に僕が心掛けていることはボールを持ちすぎないこと、です。

 

クライアント様から相談が入った。何かエラーが発生しトラブルが起こった。いや、もっと些細なこと、ちょっと気になることだけでも、そのクセを身に付けておくと情報の共有が上手く出来るようになると思います。
何かあった場合、外注先への指示出しや、社内への報告•連絡、あるいは、スケジューラーへ登録して、アラーム機能で忘れないようにしておく。
そう誰か、あるいはツールでも良いので、自分以外の誰か、自分以外の何かにボールを渡しておくと伝え忘れ、というのは格段に減ると思います。

 

そして、必要なのは、ボールを渡した後のリマインドですよね。
これも締め切り当日でなく、前もってリマインドしておくようにすると、ギリギリになってバタバタすることはなくなると思います。


伝え方が下手、上手く伝わっていなかった

さて、次に多いのが、これではないでしようか。
自分では伝えたつもりだった。だけれども、相手には上手く伝わっておらず対応されないままになっていた。
これは言い方や、要望、相談、依頼を曖昧な言い方で行っていると発生しがちです。
ボールを渡したつもりでも、実はお互いに持っている意識が無く、無駄に時間が過ぎている、ということにもなってしまいます。
誰かにボールを渡すにも5W1Hを意識する必要があるかと思います。

 

誰が、どう思っていて、いつまでに、どういう改善をしなければならない。

 

これが例えば、「誰が」、「どう思っている」だけですと感想を伝えただけで終わってしまっている場合があります。
発言者は、クライアントがおかしいと思っている、と伝えたら、それはイコール修正しろ、ということだと思っているかも知れませんが、受け手側はただの感想としか受け止めず、あぁ、そうなんですね、で終わってしまっている。
そこにギャップがあり、後日、「あの件の修正どうなりました?」と発言者が聞いても、えっ、それって依頼だったんですか、といったことになりがちです。

 

伝える方は必ず5W1Hに当て決まることは整理して伝え、リマインドも行うようにしなければなりません。
そう、リマインドは期限のアラームではなく、依頼したことの内容確認も併せて行なう必要があります。

 

「○○までの件、明日が締め切りなのでよろしくお願いいたします」ではなく、「○○の、△△を□□に変更する件、明日が締め切りですが、なにとぞよろしくお願いいたします」といったように。

これを身につけるだけでグッと進行管理がスムーズに行きます。

 

伝える必要がないと思った

これは余程、意識ないと、改善されないことかも知れません。
なぜかというと意図的だからです。

もちろん、情報の優劣や、企業間の関係を鑑み、情報共有の抑制をする企業というのはあります。
実際に経験したこともあります。
クライアントからクレームが発生しているのに、どうして詳細な経過報告があげられないのか、と憤ったこともあります。
そのように、「企業として」ですと個人では対応できない部分もありますが、個人の感覚で、これは別に言わなくてもいいや、これはこの人だけに言っておけばいいや、ということが現場の動きを止めてしまっていることも多くある気がします。
これが二度手間三度手間に繋がってしまうことは明白で、不毛なやりとりの元になってしまいます。
ある個人の感覚だけでフィルターをかけられてしまうと、その下流にいる人たちすべてに影響が出てしまいます。
この情報はあまりみんなに関係ないだろうと思っても、実際は深く関係することだってあります。
ディレクションが上手くいっていない場合は、実はその部分の改善だけでも上手くいくことだってあります。
ぜひとも、主観で情報の取捨選択をしないことを心がけて頂きたい。

以上が、情報共有が上手くいっていないWEBディレクターさんのお話。
少しでも、心当たりがあれば、改善のヒントになればと思います。

 

ではでは、また。