くるくる日和

色々なことをくるくると紡いでいきます。

シフト管理は、その時間に必要な人員の穴埋め作業ではなく、店舗全体のプラスのスパイラルを生み出す作業です①

毎日が綱渡り。
シフト管理がそんなことになっていませんか?

 

従業員が定時で勤務する正社員であれば、必然的に働く曜日や時間が決まっており、シフトを作るのもさほど苦労しないでしょう。
ただ、学生バイトや主婦のパートさんがメインの職場では、シフトのやり繰りに苦労しているのではないでしょうか。

前にも記載したように、僕はリテール業界が長く、その中で実店舗のシフト管理なんかも行なっていましたし、指導もしていました。
そこで得た経験から、シフト管理についての考えを記したい思います。

 

みなさんはシフト管理はどのようなツールで管理していますか。
エクセルですか?
それとも何かのアプリケーションを使用していますか。
正直、「管理」ができれば、エクセルでもアプリケーションでも何でも良いと思います。
ただ、手書きはあまりオススメしません。
なぜかと言いますと、「管理」がとても大変だからなんですね。
人件費や売上なんかを計算して記載しなければなりませんから。
同様に、エクセルを使用していたとしても、何の計算式も入れず、ただアルバイトさんの働く時間を色付けしただけのデイリーのシフトを作っていてもあまり意味がありません。
自動で勤務時間や人件費、更には売上なども反映されるように計算式を入れておく必要があります。
なぜかと言うと、シフト管理というのは文字通り「管理」であって、決して営業時間内に必要な人数を埋めるだけの穴埋め作業ではないからです。

 

さて、先ほどから何度も「管理」とカギカッコ付きで強調してお伝えしていますが、皆さんはシフトにおける管理というと何を思い浮かべますか?
来店数に対しての適切な人員配置でしょうか。人件費の管理でしょうか。利益の管理でしょうか。
シフト管理における「管理」というのは、そういった数字で表せるものと、まったく数字では表せないものがあります。
数字で表せないものが「管理」できるのか?そんな疑問もあるかも知れません。
そう、ある意味出来ません。希望的観測でしかない部分はあります。ただ、ある部分では出来ます。
と言いますか、ヒトの人材育成やマネジメントのんて、数値で表せないものの方が多いですよね。
それと同じです。
その辺りの考え方、コツについて今からお伝えしていこうと思います。

お話しの中でのシフト管理を行なう職場につきましては、接客業を想定することにします。
飲食業と小売業では違いはあるでしょうが、両方ともに言えることをお話ししていきます。
もちろん、接客業ではなくても、倉庫などの物流センターや、工場などの製造業にも当てはまる部分は多いと思います。
少しでもみなさんのシフトマネージメントのヒントになればと思います。

 

「来週のシフトまだですか?」
こんなことをバイトさんから言われたことはないですか?


業務に追われているとどうしてもシフト作成というのは後回しになりがちです。
上司から売上についてやいやい言われ、改善案の提出と、その案の実行と、その後のPDCAの報告に追われ、気がつけばまた一つ歳を取っている•••(笑)。

 

そんな中で、来週のシフトのことなんて入る隙なんてありません。
でも、「来週のシフトまだですか?」という質問をされたことが一度でもあるなら、それは負のスパイラルに陥っている証拠なのです。
なぜならそんなことを言われてしまうということは、俯瞰でお店を見れておらず、目の前のことに追われているだけという証だからです。
だって来週のことに目がいっていないということですからね。
それって「いま現在の忙しさの渦」に巻き込まれて、それを対処するだけで日々が終わっているということ。
そして、その「いま現在の忙しさの渦」と言うのが負のスパイラルなんです。

では、その負のスパイラルを断ち切るには、具体的にどうすれば良いのか。

シフト作成に関わる様々なことを明確にして下さい。

人件費や売上といったことだけではなく、あらゆるもの全てです。


まずは店舗における義用務内容をマンスリー、ウィークリー、デイリーとリスト化して下さい。
細かいことまで全てです。
これは記入するべきか、と迷ったらリストに入れて下さい。
不要であれば後で削除すれば良いだけなので、とりあえずはまずは全てを目の前に並べて下さい。

店舗のクレンリネスも「掃除」と一括りにせず、どこをどうやって掃除するのかを細かく分解してください。
掃除の中でも、毎日行う場所や週に一回行う場所やひと月に一回、三か月に一回といった場所もあると思います。
業務内容も「品出し」、「発注」、「入荷処理」、「料理の仕込み」、「レジ締め・ドロア内のレジ金額のチェック」などなどあるかと思いますが、同じ「発注」や「品出し」でも細分化できるもの、担当分けしているものはそれぞれに分けてリスト化するようにして下さい。

店舗全体の業務をリスト化できたら、そこにあなただけが行なっている業務も追記してください。
シフト管理をされていらっしゃるということは、店長、あるいはSV、もしくは副店長などなど、何らかの役職に付いていらっしゃる方々だと思います。
そして、そういう方々には、そういう方々しか行なっていない業務があるはずです。
給与計算かも知れませんし、売上分析、売上改善のための施策立案、競合店調査かも知れません。そこには、シフト作成も当然加えて下さい。

さて、リスト化できたら、次に優先順位を行なってください。
ABCでも良いですし、数字で三段階、五段階でも良いです。
リストが多ければ五段階の方が良いかと思いますが、十段階は少し順位を分け過ぎかなぁと個人的には思います。
だた、そこはやりやすいように行なって頂けれはと思います。
後で修正なんていくらでもききますから。

リスト化ができた。
優先順位も付けた。
次に行なうことは、その作業のレベル付与です。
新人でもできるのか、ある程度ベテランでなければできないのか、ある程度ベテランでなければできないのであれば、それはどれくらい熟練度がなければできないのか(あるいは、どうすれば出来るようになるのか、といった記載の方が第三者が見た場合、分かりやすいかも知れませんね)。
また、社員でなければさせない方が良いこともあるかと思います。
発注とか食材の廃棄処分の決定とか、金銭に関わることが主にそうなってくるかとは思います。
もちろんそこをアルバイトさんにお願いしている場合もあるかとは思います。でも、その場合でも、どの程度の熟練度がなければできないのかを明確にすべきです。

さてさて、リスト化、優先順位付け、レベル付与ととても面倒臭い作業を行なってきたかと思います。
いや、この時点でもう「別にそこまでやらなくていいや」となってるかも知れません(笑)

でも、こういう面倒臭い地道な事を愚直に行ない続けることが利益に繋がる最短の道なんですね。
考えても見てください。
ショップ運営は差別化が重要、という話をよく耳にしますよね。
他のお店がこういった面倒臭い地道な事をしていなければ、十分に立派な差別化なんです。
何も表面化されるものだけが差別化の対象ではないんですね。

ですので、「面倒臭い」と思わずに「差別化をやっている」と捉えてみると前向きに考えられませんか?

 

さて、業務のリスト化もした。優先順位も付けた。業務のレベル付与もした、という方にはさらに売上を伸ばせる方法をお伝えします。
でも、文字数が多くなってきましたので、そのあたりについては次回お話ししたいと思います。

ではでは、また。

 

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