くるくる日和

色々なことをくるくると紡いでいきます。

シフト管理は、その時間に必要な人員の穴埋め作業ではなく、店舗全体のプラスのスパイラルを生み出す作業です②

さてさて、前回はシフト管理というものはただの穴埋め作業ではない。
店舗の様々な物事を管理するためのものであって、「来週のシフトまだですか?」と言われるようでは、俯瞰で物事を見れていない、と書きました。

そう言われてしまうようでは負のスパイラルに陥っている、と。

 

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じゃあ、どうすればその負のスパイラルを断ち切れるのか。
そのために業務の棚卸しをして頂きましたね。
今回はそこからのお話。

 

業務を細かくリスト化し、優先順位を付けていただきました。
そして、それを行うためのレベル付与もして頂きました。その業務は新人でもできるのか?ベテランでなければ出来ないとしたら、どれくらいの熟練度が必要なのか。あるいは、どうすれば出来るようになるのか、など。

 

あれ?シフト管理の話をしているのに、なぜか業務の棚卸しをしていますね。
そう、ようやくここからシフト管理の話に入ります。

 

リスト化した業務をですね、優先順位の高いものから順にシフトの中に組み込んでいってみて下さい。
その業務を行なう時間の所です。
ウィークリーやマンスリー業務も盛り込んで欲しいのですが、一目で区別がつくように色分けして頂ければと思います。

 

また、自分だけがやっている仕事や、その業務を行なえる熟練度なんかも色分けしておくと良いでしょう。

 

もちろん、時間が決まっていない業務もありますよね。発生ベースの業務ですね。
これについてはですね、来店数や売上に比例して必ず行わなければならない業務として、とりあえずは横に置いておいてください。

 

発生ベースではないけれど、時間のある時に行なう業務もありますよね。
それもとりあえずは横に置いておいて下さい。

 

さて、目の前のシフトの中にはどの時間にどれぐらいの業務量があるかが視覚化されましたね。
同時にこれは、その時間にどれぐらいの熟練度のヒトが、どれぐらい必要か、と言う表でもあります。

 

しかし、これはあくまで現状です。


それらの業務、全て必要でしょうか?

 

優先順位の高いものはもちろん必要でしょう。でも、優先順位の低いものはどうでしょうか?
まるっきり無くすことでどういう弊害が生まれるかを考えましょう。
弊害がない、もしくは軽微な弊害しかなければもう無くしてしまいましょう。
あるいは、デイリーのものをウィークリーに、ウィークリーのものをマンスリーに回しても良いかも知れません。
あるいはアイドルタイムに回したり、レジ番をやりながら出来るものは、そうしても良いかも知れませんね。

 

そう、シフト管理の前に、現状の業務を見直すことによって、まずは効率化、スリム化をしておくのです。
これは、はじめに一回だけやるのではなく、定期的に行なって下さい。
もしかしたら、廃止にした業務を復活させた方が良い、ということもあるかも知れませんし、新たな業務が増えてるということもあるかと思います。

 

さて、シフトに盛り込んだ業務の精査が済んだら、次は「発生ベースで行なう業務」、「発生ベースではないけれど、時間のある時に行なう業務」も精査しましょう。

 

「発生ベースで行なう業務」はそこまで削れるものはないかもしれませんが、「時間のある時に行なう業務」はその多くが、やらなきゃやらないで別に問題ない業務が多いかも知れませんね。


アイドルタイムに行なう業務を残しておく事も必要ですが、その時間の人員をもしかしたら一人減らしても良いかも知れないですよね。
人を減らすと売り場が無人化され、万引きが怖い、と言う事もあるかも知れません。
それであれば一人をフリーにして私服姿で店舗を巡回させるようにしても良いかも知れません。
その人はただお店を歩き回っているだけで何の生産性もないように思われがちですが、万引きという損失を防ぐという立派な利益確保を行なっているのです。
また、そういうときにお客様目線で物事が見れて、売り場の改善、接客の改善に繋がることを発見する事もあります。

 

業務のスリム化、効率化の際に重要なのは「既成概念に囚われない」です。
単純な業務削減ではなく、新たなアイデアも盛り込んでいく事も重要です。

 

そう、逆に利益確保につながる事なら業務を増やしたって、人員を増やしたって良いんです。
ここの作業には少し時間をかけて行なって頂きたい所です。
また、一人で行なわずに複数の人で行なうと、より良い意見も出てきます。
ただ、複数の人で行なうときも基準は利益になるか、損失を防げるか、のみを基準にしてください。
「私的には•••」という発言は無しです。主語は「お店の利益」のみです。

 

業務のスリム化、効率化が行えましたら、次に行なうことは「熟練度の高いヒトしかできない業務」を減らすことです。
業務の平準化のためでもありますし、熟練度が高いということは恐らく時給も高いはずです。
同じ成果物が安いコストであげられるなら、そっちの方が良いですよね。

 

じゃあ、どうすれば減らせるのか。


それについては文字数が増えてしまいましたので、また次回にお話致します。

 

ではでは、また。

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