くるくる日和

色々なことをくるくると紡いでいきます。

シフト管理は、その時間に必要な人員の穴埋め作業ではなく、店舗全体のプラスのスパイラルを生み出す作業です③

さてさて、シフト管理の話の第三回めです。

www.kurukurubiyori.com


前回、シフト管理の前の業務の棚卸しを行なって頂きました。
そもそも無駄な業務がないかの精査ですね。
業務のスリム化を行えば、売上を維持しつつ人件費を軽くする事だって可能ですからね。

優先度をつけて、低いものから精査して頂きました。
さて、そこから先はその業務が特定の人しか出来ないものである場合、そういった業務は減らすべきです、と言うところまで話をしましたね。
誰でも出来るようにしましょう、と。

そう、ベテランの人しか出来ない仕事ってありますよね。
ただそういう「熟練度の高いヒトしかできない業務」は減らさなければなりません。
業務の平準化のためでもありますし、コストカットにもなります。
熟練度が高いということは恐らく時給も高いはずです。
同じ成果物が安いコストであげられるなら、そっちの方が良いですよね。


また、これには、リスクヘッジの意味もあります。
その人しか出来ない仕事であれば、その人がいなくなったあと、あるいは休んだ場合、上手く回らなくなってしまいます。
より多くの人がその業務をできるようになれば、シフトの偏りも無くなりますし、自由度が高くなり、シフトが作りやすくもなります。

 

更には、それまで一部の人しかしてこなかった仕事を、他の人も出来るようになると、業務改善に繋がることもあります。
一部の人しかしていない仕事というのは往々にして決まったやり方でしかやらなくなっています。
もちろん、それがベストのやり方であれば問題はないのですが、「慣れ」によってそのやり方が当たり前という認識になってしまうんですね。
より改善できないか、より効率化できないか、といったことに考えが及ばなくなっていくんです。
そのテリトリーに新しい人たちが入っていくと、たくさんの「なぜ」を思います。
「なぜその作業をやるのか」、「なぜそのやり方なのか」、「なぜこうではダメなのか」などなど。
そして、その質問をぶつけると返ってくる返事はだいたい決まっています。
「そういう風に決まっているから」。
「これまでそうやってきたから」。
もし自分にそういった質問がきたときに明確に答えられなければ、その業務は改善の余地があるかも知れません。
例えばAという誰もができる作業の後にBという一部の人しかやっていない作業があったとします。
それまでBという作業をしていなかった人たちみんなにBという作業のやり方を教えます。
すると、「そのBという作業も含めてAのときにやれば良いんじゃないんですか?」という抜本的な意見が出たりもします。それが効率化になるのであれば、今までのやり方がブラッシュアップされていなかった、ということになります。
もちろん、そこまで極端でなくとも、Bという作業のやり方を知ることで、その前段階のAという作業のやり方も変わるでしょう。Bという作業がやりやすいように行ない始めるはずです。

 

そう、業務をシェアすると様々なメリットがあるのです。
そのためにはまずは、「なぜ熟練度が高くないとできないのか」を明確にしていきましょう。
「勘と経験がモノを言うから」を理由にせず、どうすれば新人でも出来るようになるかを考えてみてください。
教えれば出来るようになるのであれば、何時間ぐらいで何を教えればいいのかを、ざっくりとで良いので決めましょう。
同時にマニュアルも作成しましょう。


さて、この作業ですが、現状は自分しかやっていない業務に対しても行なって下さい。
給与計算などはアルバイトさんに任せるわけにはいきませんが、別に自分じゃなくても良い業務ってあるはずです。
それを他の人が出来るようになれば、あなたの時間が空きます。
時間が空けば、その時間を有効に使いましょう。
PDCA管理により時間を使ったり、新たな売上を生み出す施策などを考える事に使いましょう。
そう、作業者であることを減らすのです。あくまでも管理者なのですから。

 

さてさて、目の前の業務シフト表は、スリム化され、平準化がなされましたでしょうか。
そうなった時点で、ようやくシフト作成に移りましょう。

売上予測はもちろんですが、業務のボリュームも考えてシフトを作ってみて下さい。
それによって弊害が出る箇所があれば、業務を行なう時間を調整するするのも良いかも知れませんね。

 

どうですか?
これまでとは少し違うのではないでしょうか。
人員が削減できている部分もあれば、いつもとは違う顔ぶれの時間も出来ているかも知れません。
また自分自身のシフトに対する考え方も、それまでの「穴埋め作業」から随分と変わったのではないでしょうか。

 

さて、シフト作成はこれで終わりではありません。
これまで行ったことはシフト管理の中の「人件費の管理、売上の管理」です。

 

シフト作成の中では、それ以外に「人材育成の管理」、「モチベーションの管理」を行なう必要があります。

 

まずは「人材育成」ですが、これは先程業務の平準化を行なって頂いたことにも通じることです。

 

と、ここまで書きましたが、文字数が多くなってきましたので続きはまた今度。

 

ではでは、また。

 

www.kurukurubiyori.com