くるくる日和

色々なことをくるくると紡いでいきます。

シフト管理は、その時間に必要な人員の穴埋め作業ではなく、店舗全体のプラスのスパイラルを生み出す作業です④

シフト管理について四回目です。
正直、こんなに長くなるとは思っていませんでした(笑)

 

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さてさて、前回までで業務のスリム化、効率化を行ない、ようやくシフト作成を行なっていただきました。
ですが、それはシフト管理の中の「人件費の管理、売上の管理」を行なったにすぎません。

シフト作成の中では、それ以外に「人材育成の管理」、「モチベーションの管理」を行なう必要があります。
と言うのが今回のお話。

 

まずは「人材育成」についてお話していきましょう。

 

さて、あなたのお店ではアルバイトさん、パートさんは何かランクのようなものはありますか?
もしなければ、ランクを作りましょう。
前回までに業務のリスト化をして頂きましたが、その業務がどこまでできるか、をベースにすると分かりやすいかも知れません。
一つの業務についても出来るか出来ないかの二択ではなく、「出来ない」、「問題なく出来る」、「人に教えられる」の三パターンにすると良いと思います。
そう、前回までにも書きましたが、一部の人しか出来ない業務は減らすことが重要で、そのためには人に教えられるようになることが大切ですからね。
もちろん、ランクの基準としましては、業務関連以外にも挨拶、身だしなみ、協調性、店舗運営への協力度などの項目も必要ですね。

 

さて、このランクがあると時給を決めるときにも評価が明確になりますし、それぞれの従業員にとっても現状、自分に何が足りないのかが分かりやすいですよね。
そして、シフトの作り方にも活かせます。
その時間帯に行なう業務と照らしわせて作成出来るということもありますが、「人材育成」にも活かせるからなんです。

 

例えば学生さんのバイトが多いお店の悩みとしましては、どれだけ優秀な人材でも卒業と同時に辞めてしまうというのがありますね。
また、学生バイトだと勤務が不安定になったり、突然辞めてしまうなんてこともしばしば。
これはもちろん、日中の主婦のパートさんでもあり得ることですよね。
お子さんがいらっしゃる方なんかだと、お子さんの体調や行事によってお休みされたりもします。最近だと介護の関係で突発的に休まれる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

いや、もちろんパートの方たちがご家族のことでお休みするのはまったく悪くはありません。
むしろ、ご家族のことで休みやすい環境を作ってあげましょう。その方がモチベーションにも繋がりますしね。

 

何が言いたいかと言いますと、そんな風な突発的なお休み、退職にも対応できる環境にしておくことが重要だ、ということです。

 

先ほどのランク分けで一番上の人をAとしましょう。
各時間帯でこのAの人を作ることをまずは行いましょう。
そしてAの人が増えていったら、このAの人をキーにしてシフトを作成しましょう。
ここで間違ってはいけないのは、Aの人の役割を誰よりも仕事をこなす「ザ•バイトリーダー」にしてはいけないという事です。
Aの人の役割というのはBやCの人のランクを上げることです。
もちろん、露骨にそう伝えるのは控えた方が良いかも知れません。
人によっては権力を持ったかのように偉そうに振る舞い始める人もいますから(笑)
そこはそれとなく持っていくようにしてあげてください。
また、人に物事を教えている時間が長いと、他の人からは仕事量が少なく見えてしまい、反感を買ってしまう事にも繋がりかねません。
色々と調整し、空気を読みつつ行なって下さいね。

 

さて、Aの人によりBの人がAになり、Cの人がBになったら、今度は新Aの人たちを教育係としてキーにしましょう。
一度この流れが出来てしまうと、ヒトに物を教える、というのも当たり前の業務として浸透していきます。
そして、これにより業務の平準化が行われ、突発的に人が辞めたり、卒業シーズンに大量に学生アルバイトさんが辞めても、そこまで大きな負荷とはならないはずです。

 

さてさて、ようやく最後です(笑)。


「モチベーションの管理」。


これについては今までのような明確化やシステマティックなものではありません。

アルバイトさんやパートの方たちのモチベーションを上げるには、それぞれの人たちが稼ぎたい分だけなるべくシフトに入れてあげるようにすること、です。

これ、本当に根本的なことなんですけれど、実は意外と皆さん把握していないのではないでしょうか。
面接の時には聞いているかも知れませんが、シフト作成がルーティンになってしまっていると忘れがちになってしまうところです。
主婦のパートさんの方が、ご家族にも影響してくることなので、より切実かも知れませんね。
他にも、ヒトに物事を教えるのが苦手な人をトレーナーにしてもストレスを感じてしまうだけなので、そういう人はマネージメントよりもスペシャリストに育てた方がモチベーションが上がったりもします。ただ、これはシフト作成とは関係ないですね。

 

そう言えば、昔にフランチャイズチェーンのSVをやっている時に、SVを統括するマネージャーが、主婦のパートは三年経ったら理由を付けてシフトから外すようにして、メインの人材にしない方が良い、というような事を言っていました。
なぜなら、三年以上経つと、アルバイトの中で影響力が高くなり、誰もその人に意見できず、その人の言いなりとなり、その人が店舗運営の中心になっていく、からだそうです。
その言葉通りに店舗指導しているSVも、実際にいました。

 

現場をマネジメント、指導する立場としては一理あるな、というのは正直思いました。
実際にそういうヒト(影響力だけ大きくなってしまったヒト)も見てきましたからね。

 

でも、なんか引っかかりません?
それって、自分がそのベテランさんをマネジメント出来ませんって言ってるのと同じ事ですよね?
それを責任転嫁してシフトから外していく、というのはものすごいマイナス思考な気がしました。
だから、僕は「そういう考え方もあるんだ」ぐらいに捉えて、そんな事を指導したことはありません。

 

さて、なぜこんな話を最後にしたかと言うと、そう言う責任転嫁や言い訳をしないための下準備がシフト作成なのです。
マネジメントはそこから始まっているのです。

 

みなさんどうですか?
シフト作成に対する意識は変わりましたでしょうか。
もう、「来週のシフトはまだですか?」と言われてしまうこともなくなるのではないでしょうか。

 

ではでは、また。