くるくる日和

色々なことをくるくると紡いでいきます。

簡単にガントチャートが作れ、タスク管理に便利なWEBツール

最近、仕事の案件がカオスになりつつあります...。

 

携わっていたWEBサイトのリニューアルが佳境に入ってきて、そこに広告案件がどかっと入ってきました。

 

どかっと入ってきた広告案件は一社のみなんですが、ブランドが複数あり、それぞれごとに複数の媒体に対しての広告を出したいとのこと。しかもそれが年間スケジュールプランの作成からしなきゃいけない。

 

更にそんな中、新たなWEBサイトの運用案件を他の人から引き継がなきゃいけなくなって、もうてんやわんやです。
しかもその新たなWEBサイトはメルマガを月に10件以上出していて、その制作から配信までのディレクションも行わなければならないとのこと。

 

タスク管理が追いつかない...。

 

という事で、以前にもご紹介しましたブラビオさんのフル稼働です。

 

以前の記事はこちら。

www.kurukurubiyori.com


ブラビオさんと言うのは、無料のWEBツールで、簡単にガントチャートが作れ、締切案内もメールでリマインドしてくれるので、タスク管理には持ってこいのツールなんです。

 

昔は手書きの手帳でスケジュール管理していたのですが、このツールを使い始めると、紙の手帳をまったく使わなくなってしまいました。

 

スマホ対応がなされてないのが少し残念ですが、パソコンで使用している分にはもうパーフェクトなタスク管理ツールです。

brabio.jp

使い方はとても簡単。
まず、「編集モード」にします(←これをしないと、あれ?上手く作れない!となるので要注意です)。
左側にタスクを記入し、右側のカレンダーの該当する期間を指定するだけ。
指定の仕方もですね、エクセルでセルを複数選択する時みたいに、右クリックを押したままカーソルを横に動かすだけです!!
それだけで簡単にガントチャートが作れます。
締切日を1日だけ指定したい場合は、その日の所にカーソルを持っていき、右クリックしながら少し右にカーソルを動かします。
エクセルみたいにワンクリックでセルが選択してくれないのがたまにキズですが、慣れればなんてことはありません。

 

また、タスクは親子で項目を作れるので、長期案件なんかはとても重宝します。

 

社内ではbacklogを使用してはいるのですが、そちらは関係者の共有用と言った使用方法なので、細かい個人的な部分の管理となるとブラビオを使っています。

 

このツールはとてもつかいやすいのですが、もちろんマイナス面もあります。
締切案内もメールでしてくれる、と書きましたが、締切が近づいてきたタスクのメールが、朝にどかっと届きます。
それはそれでありがたいのですが、時間指定ができないんですね。

 

その日の15:00にリマインドして欲しくても、残念ながらブラビオさんは、そこまでフォローしてくれないんです。
まぁ、そこまで求めたら、もはや秘書ツール、いや、秘書ボットですね。

 

なので、時間が決まっているものは、僕はOutlookの予定表もプラスして使っています。
人によってはスマホのリマインダーなんかでも良いかも知れませんね。
僕の場合は集中するとスマホにも気づかなそうなので、パソコンの画面にポンっと出てくるOutlookの方が漏れがなくて良いかなぁと思っています。

 

さて、タスク管理には、他にもツールを使っておりまして、それがキャットメモというメモツールです。
急遽、電話や口頭で言われた指示、依頼は、こちらのキャットメモにすぐさま記入するようにしています。

 

キャットメモはこちらからダウンロードできます。

www.cc9.ne.jp

 

キャットメモの良いところは、インストールしなくて良いんですね。

常駐先によってはソフト・ツールのインストールを自由にできない会社があります。

いまの職場がそうですね。

そんなときにインストールせずに使えるソフトやツールはとても重宝できます。

ファイルをパソコンの中に置けば、すぐに使えるんですね。これは大変ありがたい。

 

また、メモツール自体の特徴としてあがたいのは、入力したらすぐ保存される点ですね。
「名前をつけて保存」をする必要がないのです。

メモはtxtファイルで保存されるので、バックアップも取りやすい。


メモのフォルダも複数持つことができ、メモに関しても親子で作成する事が可能です。
もっとも僕は案件ごとではなく、日毎でメモを作成しているので、このメモの親子機能は使う機会がないのですが、案件ごとなどで作成する際には便利な機能なんだと思います。

 

さて、このキャットメモでのタスク管理の仕方ですが、出社したらまずメモを作成します。
僕は一行目がタイトルになるように設定していますが、何も設定しなければ、その日の日付がメモのタイトルになります。
なぜ、一行目をタイトルになるように指定しているかというと、日ごとのtodo以外にも、個人的なマニュアル作成に使用していたり、エクセルの関数一覧を作成してコピぺだけで使用できるようにしていたり、繰り返し使うようなマクロの保存なんかもしているんですね。
なので、あえて一行目がタイトルになるようにしておき、後で見てもすぐに分かるようなタイトルを入力しています。

 

さてさて、朝イチでメモを作成しましたら、そこにブラビオを見ながら、その日のtodoを書いていきます。
キャットメモの便利なところはチェックボックスが「Ctrl」+「スペース」で簡単に入れられるところですね。
そう、手書き感覚でtodoリストが作れてしまうんです。

 

その日のtodoが記入できたら、昨日のメモを見返し、チェックが入っていない(昨日出来なかった)タスクをコピぺします。

 

僕の場合は優先度の高いのを上の方に、あとは案件ごとに記入しています。

案件ごとの間には定型文機能で「Alt」+「L」で罫線を入れられるように設定しているので、見やすくもしています。

 

このキャットメモのせいもあり、ますます紙の手帳を使わなくてなってしまいました。
昔はtodoリストも、手書きでチェックボックスを描き、一覧にしていたものですが、いまやカレンダーの確認ぐらいにしか使っていないので、マンスリーの手帳に替えようかと考えている今日この頃です。

 

さてさて、カオスになりつつある仕事の案件ですが、何とかこういった方法で交通整理をしておりますが、みなさんはどんな風にタスク管理していますか?

 

ではでは、また。